Griper tag i GRPI-modellen

av Dushyant Thatte och Neemita Khandelwal

modellen för teamorganisation som kallas GRPI (mål, roller och ansvar, process och interpersonella färdigheter) började inom samhällsvetenskap och har sedan dess antagits i Six Sigmas verktygspaket för förändringsaccelerationsprocess (CAP). Låt oss börja vår diskussion om GRPI genom att fastställa sammanhanget kring CAP.

Change Acceleration-rötterna till GRPI

CAP är en process och uppsättning verktyg som fokuserar på att hjälpa Bälten att byta framgångsrikt med önskad hastighet. Roten till CAP ligger i Kurt Zadek Lewins Force Field Change-Modell. Lewin, En av de moderna pionjärerna inom social, organisatorisk och tillämpad psykologi, belyser följande:

  • det finns krafter som driver förändring och krafter som hindrar det.
  • när det finns jämvikt mellan de två uppsättningarna av krafter blir det ingen förändring.
  • för att förändring ska kunna ske måste drivkrafterna överskrida de hållande krafterna.

som visas i figuren nedan definierar Lewins förändringsmodell tre steg i förändringsprocessen:

  1. Unfreezing: Detta är shakeup-fasen som utlöses av ett problem. Resultatet är acceptansen att de befintliga strukturerna och sätten inte fungerar.
  2. Moving: Detta är processen att utforma och genomföra förändringen.
  3. Refreezing: detta är fasen för att upprätthålla förändringen.
    Lewins förändringsmodell

    Lewins förändringsmodell

Lewins kraftfältanalys används för att skilja vilka faktorer inom en situation eller organisation som driver en intressent mot önskat tillstånd och vilka faktorer som motsätter sig drivkrafterna.

vanligtvis, när man försöker åstadkomma förändring, fokuserar diskussionen på att hantera intressenterna, särskilt intressenter utanför projektet. Men det är också viktigt att fokusera på det team som driver förändringen. Det verkställande laget måste ha en stark tro på och vara motiverad för att möjliggöra förändringen. Den tron och motivationen härrör från ett lags tydligt definierade mål.

vad är GRPI?

GRPI används för att säkerställa att utövare mäter de faktorer som är kritiska för teamutveckling på ett strukturerat sätt – och agerar på dessa faktorer under hela projektet. Team och organisationer kan ses genom GRPI baserat på fyra grundläggande dimensioner:

  • mål: är teamets uppdrag och mål tydliga och accepterade av alla medlemmar? Är de i linje med lagets miljö?
  • roller och ansvar: beskrivs och förstås rollerna och ansvaret tydligt? Stöder de definierade rollerna fullt ut lagmålen?
  • Process och procedurer: finns det processer och procedurer som fungerar i gruppen (såsom problemlösningsmetoder, kommunikationsprocedurer, beslutsprocesser etc.) som är 1) förstått och acceptabelt och 2) stödjande för gruppens mål och roller?
  • interpersonella relationer: är relationerna mellan teammedlemmar friska och stöder bra lagarbete? Finns det en lämplig nivå av förtroende, öppenhet och acceptans i gruppen? I av GRPI är en funktion av G, R och P. För att uppnå I finns det två viktiga saker att tänka på: 1) effektiv kommunikation och 2) konfliktundvikande och lösning.

GRPI är en enkel ram för alla projekt och bör användas 1) när man initierar ett team och planerar de första stegen och 2) när ett team inte fungerar bra och det är inte klart varför inte.

under ett processförbättringsprojekt kan GRPI initieras i vilken fas som helst, men för optimal användning bör distribueras i definieringsfasen för ett DMAIC-projekt (definiera, mäta, analysera, förbättra, kontrollera) och modifieras och uppdateras efter behov när projektet fortskrider.

ett GRPI-exempel

ett exempel på grpi-checklista visas nedan i Tabell 1. För var och en av kontrollpunkterna utvärderas ett aktuellt tillstånd. (Det aktuella tillståndet är markerat med blått, medan det önskade tillståndet är markerat med grönt.) Det ideala önskade tillståndet är en perfekt 10, men ett önskat tillstånd bestäms också av tillgänglig tid. Tabell 1 visar till exempel nuvarande kontra önskade tillstånd för en situation baserad på en månads tidsram.

Tabell 1: GRPI checklista

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

g

syfte och resultat
vi förstår och har en överenskommelse om vårt projekts uppdrag och önskat resultat (vision).
kund och behov
vi känner till våra intressenter, vad intressenterna kräver och CTQs.
mål och resultat
vi har identifierat specifika, mätbara och prioriterade projektmål och resultat kopplade till våra projektmål.
definition av projektets omfattning
vi förstår och är överens om vad som är in och ut ur vårt projekt omfattning och uppgifter. Projektets omfattning är ” set.”

R

roller och ansvar
vi har definierat och kommit överens om våra roller, ansvar och resurser för projektgruppen.
auktoritet och autonomi
vårt team förstår graden av auktoritet och empowerment vi måste uppfylla vårt projektuppdrag.

p

Kritiska Framgångsfaktorer
vi vet och fokuserar på de nyckelfaktorer som behövs för att uppfylla projektets mål och uppdrag.
planer och aktiviteter
vi har en effektiv spelplan att följa som innehåller rätt uppgifter, tydligt definierade och tilldelade.
övervakning och åtgärder
vi har en effektiv övervakningsprocess och specifika mätvärden kopplade till framsteg och mål.
schema och milstolpar
vi har definierat vårt projektschema, inklusive nyckelfaser och milstolpar.

I

Team Operating Agreement
vi har delat förväntningar samt kommit överens om och följt riktlinjer för hur vårt team arbetar och kommunicerar.
interpersonella / Team
vi har nödvändiga relationer, förtroende, öppenhet, deltagande och beteenden för ett hälsosamt och produktivt team.
nuvarande tillstånd
önskat tillstånd
att använda GRPI hjälper till att säkerställa att ett projektteam är produktivt, vilket minimerar ramptid och omarbete.
utan meningsfulla och tydligt definierade mål kan teammedlemmar vara ofokuserade eller gå ner på oproduktiva vägar. Utan tydliga roller är människor tveksamma till att utöva initiativ; som ett resultat försvagas samarbetet och ledarskapspotentialen förloras. Interpersonellt förtroende och samarbete, inköp och anpassning sker när GRPI används tidigt i ett projekt och när GRPI: s I rutinmässigt tenderas med processkontroller.
det är mest produktivt att ta modellen i ordning: effektiva mål först, sedan roller, sedan process och slutligen interpersonella relationer.
efter att ha bedömt ett projektgrupps nuvarande tillstånd genom grpi-checklistan bör en handlingsplan utvecklas för att flytta från nuvarande tillstånd till önskat tillstånd. Följande tabell ger en snabb referens till några kritiska verktyg som kan användas för att överbrygga klyftan.
Tabell 2: GRPI verktyg referens
GRPI Kategori underkategori Sex Sigma verktyg / koncept

G

syfte och resultat identifiering av företag ”Big Y”
kund och behov ? Intressentanalys (kundsegmentering)
? Varje intressents röst
mål och resultat Projekt Y metrisk och anpassning till affärer ”Big Y”
projekt omfattning definition ? In-frame / out-frame
? Inkludera / exkludera

R

roller och ansvar ARMI (godkännande, resurs, medlem, intresserad part) eller RACI (ansvar, ansvarighet, samråd, informera) kartläggning
auktoritet och autonomi ARMI / RACI-kartläggning

P

kritiska framgångsfaktorer ? Mer av / mindre av
? Kritisk framgångsfaktor kartläggning

I

effektiv kommunikation, konfliktundvikande och lösning kommunikationsplan

modellen bör ses över regelbundet för att övervaka lagprestanda.

dela med ditt nätverk
  • linkedin
  • twitter
  • e-post

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.