Agarrando a GRPI Modelo

Por Dushyant Thatte e Neemita Khandelwal

O modelo para a equipe de organização conhecida como GRPI (objetivos, funções e responsabilidades, processos e habilidades interpessoais) começou no campo das ciências sociais e desde então tem sido adotada em Seis Sigma alterar o processo de aceleração (PAC) do kit de ferramentas. Vamos começar a nossa discussão sobre o GRPI estabelecendo o contexto em torno da PAC.

mudança de Aceleração – as raízes do GRPI

CAP é um processo e um conjunto de ferramentas focadas em ajudar as correias a mudar com sucesso a uma velocidade desejada. A raiz do boné está no modelo de mudança de campo de força de Kurt Zadek Lewin. Lewin, um dos pioneiros modernos da Psicologia social, Organizacional e aplicada, destaca o seguinte::

  • há forças que impulsionam a mudança e forças que a restringem.
  • quando há equilíbrio entre os dois conjuntos de forças não haverá mudança.
  • para que ocorra uma mudança, as forças motrizes devem exceder as forças de retenção.

conforme mostrado na figura abaixo, o modelo de mudança de Lewin define três fases no processo de mudança:

  1. Unreezing: esta é a fase de shakeup desencadeada por um problema. O resultado é a aceitação de que as estruturas e formas existentes não estão a funcionar.
  2. em movimento: este é o processo de concepção e implementação da mudança.
  3. Reezagem: esta é a fase de sustentar a mudança.
    modelo de mudança de Lewin

    modelo de mudança de Lewin

a análise de campo de força de Lewin é usada para distinguir quais fatores dentro de uma situação ou organização levam um stakeholder em direção ao estado desejado, e quais fatores se opõem às forças motrizes.Normalmente, ao tentar trazer a mudança, a discussão centra-se na gestão dos stakeholders, particularmente dos stakeholders externos ao projeto. Mas também é importante concentrar-se na equipa que está a conduzir a mudança. A equipe de execução deve ter uma forte crença e ser motivada para permitir a mudança. Essa crença e motivação derivam dos objetivos claramente definidos de uma equipe.

o que é o GRPI?

GRPI é usado para garantir que os praticantes medem os fatores críticos para o desenvolvimento da equipe de uma forma estruturada – e agem sobre esses fatores ao longo do projeto. Equipas e organizações podem ser vistas através do GRPI com base em quatro dimensões fundamentais:

  • objectivos: a missão e os objectivos da equipa são claros e aceites por todos os membros? Estão em sintonia com o ambiente da equipa?
  • funções e responsabilidades: as funções e responsabilidades estão claramente descritas e compreendidas? Os papéis definidos suportam totalmente os objetivos da equipe?
  • Processo e procedimentos: existem processos e procedimentos operacionais do grupo (tais como métodos de resolução de problema, procedimentos de comunicação, processos de tomada de decisão, etc.) que são 1) compreendido e aceitável e 2) apoiar os objetivos e papéis do grupo?Relações interpessoais: as relações entre os membros da equipa são saudáveis e apoiam um bom trabalho de equipa? Existe um nível adequado de confiança, abertura e aceitação no grupo? O I do GRPI é uma função do G, R E P. para alcançar o I, há dois itens importantes a ter em mente: 1) comunicação eficaz e 2) prevenção e resolução de conflitos.

GRPI é uma estrutura simples para qualquer projeto e deve ser usado 1) ao iniciar uma equipe e planejar os primeiros passos e 2) quando uma equipe não está funcionando bem e não é claro por que não.

durante um projeto de melhoria de processo, o GRPI pode ser iniciado em qualquer fase, mas para o melhor uso deve ser implantado na fase de definição de um projeto DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar), e ser modificado e atualizado conforme necessário à medida que o projeto progride.

um exemplo GRPI

uma lista de verificação GRPI de amostra é mostrada abaixo no quadro 1. Para cada um dos pontos de controle, um estado atual é avaliado. (O estado atual é realçado com azul, enquanto o estado desejado é realçado com verde. O estado ideal desejado é um 10 perfeito, mas um estado desejado também é determinado pelo tempo disponível. A tabela 1, por exemplo, mostra os estados atuais versus desejados para uma situação baseada em um prazo de um mês.

Quadro 1: GRPI lista de verificação

1

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4

5

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7

8

9

10

G

Objetivo e os Resultados
Nós entendemos e temos um acordo sobre a nossa missão do projeto e o resultado desejado (visão).
Cliente e as Necessidades de
Sabemos que os nossos stakeholders, que os interessados o requeiram e a S.q.t.c..
Metas e Resultados
Identificamos específicos, mensuráveis e priorizados objetivos do projeto e os resultados vinculados aos nossos objetivos.
A Definição Do Escopo Do Projeto
Nós entender e concordar sobre o que está dentro e fora de nosso escopo do projeto e tarefas. O âmbito do projecto está definido.”

R

Funções e Responsabilidades
temos definido e acordado nossos papéis, responsabilidades e recursos para a equipe do projeto.
Autoridade e Autonomia
Nossa equipe entende que o grau de autoridade e a capacitação que temos para cumprir a nossa missão de projeto.

P

Fatores Críticos De Sucesso
sabemos e são foco sobre os principais fatores necessários para atender os objetivos do projeto e missão.
Atividades e Planos de
Temos um plano de jogo eficaz para seguir o que inclui o direito de tarefas claramente definidas e atribuídas.
Monitorização e Medidas de
Temos um efetivo processo de monitoramento e métricas específicas ligadas ao progresso e metas.
Cronograma e os Marcos
Nós definimos a nossa agenda do projeto, incluindo os principais fases e etapas.

I

Equipe Operacional De Acordo
temos compartilhado expectativas, bem como acordado e seguiu orientações de como nossa equipe trabalha e se comunica.
Interpessoais/Equipe
Temos relações necessárias, confiança, da abertura, da participação e comportamentos para uma vida saudável e produtiva da equipe.
estado Atual
estado Desejado
Usando GRPI ajuda a garantir que uma equipe de projeto é produtivo, minimizando o ramp-up de tempo e re-trabalho.
sem objetivos significativos e claramente definidos, os membros da equipe podem ser desfocados ou seguir caminhos improdutivos. Sem papéis claros, as pessoas hesitam em exercer a iniciativa; como resultado, a colaboração é enfraquecida e o potencial de liderança é perdido. Confiança interpessoal e colaboração, buy-in e alinhamento acontecem quando o GRPI é usado no início de um projeto e quando o I do GRPI é rotineiramente tendido com verificações de processo.
é mais produtivo tomar o modelo em ordem: objetivos efetivos primeiro, depois papéis, depois processos e, finalmente, relações interpessoais.
depois de avaliar o estado actual de uma equipa de projecto através da lista de verificação do GRPI, deve ser elaborado um plano de Acção para passar do estado actual para o estado desejado. A tabela seguinte fornece uma referência rápida a algumas ferramentas críticas que podem ser usadas para fechar a lacuna.
Quadro 2: GRPI Ferramentas de Referência
GRPI Categoria Subcategoria Seis Sigma Ferramenta/Conceito

G

Objetivo e os resultados Identificação de negócio “Big Y”
Cliente e as necessidades de ? Análise das partes interessadas (segmentação do cliente)
? Voz de cada parte interessada
objectivos e prestações métrica do projecto Y e alinhamento pelos negócios “Grande Y”
definição do âmbito do projecto ? Quadro / quadro exterior
? Incluir/excluir

R

Funções e responsabilidades ARMI (aprovação, os recursos, o membro interessado) ou RACI (responsabilidade, prestação de contas, consulta, informar) gráficos
Autoridade e autonomia ARMI/gráficos RACI

P

fatores Críticos de sucesso ? Mais de / menos de
? Fator crítico de sucesso de gráficos

I

comunicação Efetiva, de conflito de prevenção e resolução de plano de Comunicação

O modelo deve ser revisto periodicamente para monitorar o desempenho da equipe.

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