Chwytanie modelu GRPI

przez Dushyant Thatte i Neemita Khandelwal

model organizacji zespołu znany jako GRPI (cele, role i obowiązki, proces i umiejętności interpersonalne) rozpoczął się w dziedzinie nauk społecznych i od tego czasu został przyjęty do zestawu narzędzi Six Sigma ’ s change acceleration process (CAP). Zacznijmy naszą dyskusję na temat GRPI od ustalenia kontekstu wokół WPR.

akceleracja zmian – korzenie GRPI

CAP to proces i zestaw narzędzi skupionych na pomaganiu pasom w skutecznym przenoszeniu zmian z pożądaną prędkością. Korzeń czapki leży w modelu zmiany pola siłowego Kurta Zadka Lewina. Lewin, jeden z współczesnych pionierów Psychologii Społecznej, organizacyjnej i Stosowanej, zwraca uwagę na następujące:

  • istnieją siły napędzające zmianę i siły ją ograniczające.
  • gdy istnieje równowaga między dwoma zestawami sił, nie będzie zmian.
  • aby doszło do zmiany, siły napędowe muszą przekraczać siły ograniczające.

jak pokazano na rysunku poniżej, Model zmiany Lewina definiuje trzy etapy procesu zmiany:

  1. odmrażanie: jest to faza wstrząsu wywołana przez problem. Rezultatem jest akceptacja, że istniejące struktury i sposoby nie działają.
  2. Przeprowadzka: jest to proces opracowywania i wdrażania zmiany.
  3. Refreezing: to jest faza podtrzymywania zmiany.
    Model zmiany Lewina

    Model zmiany Lewina

Analiza pola siłowego Lewina służy do rozróżnienia, które czynniki w danej sytuacji lub organizacji napędzają interesariusza w kierunku pożądanego stanu, a które czynniki przeciwstawiają się siłom napędowym.

zazwyczaj, próbując wprowadzić zmiany, dyskusja koncentruje się na zarządzaniu interesariuszami, szczególnie interesariuszami spoza projektu. Ale ważne jest również, aby skupić się na zespole, który napędza zmianę. Zespół realizujący musi mieć silną wiarę i być zmotywowany, aby umożliwić zmianę. To przekonanie i motywacja wynikają z jasno określonych celów zespołu.

Co to jest GRPI?

GRPI służy do zapewnienia praktykom oceny czynników krytycznych dla rozwoju zespołu w ustrukturyzowany sposób – i działania na tych czynnikach w całym projekcie. Zespoły i organizacje można przeglądać za pomocą GRPI w oparciu o cztery podstawowe wymiary:

  • cele: czy misja i cele zespołu są jasne i akceptowane przez wszystkich członków? Czy są w zgodzie ze środowiskiem zespołu?
  • role i obowiązki: czy role i obowiązki są jasno opisane i zrozumiane? Czy zdefiniowane role w pełni wspierają cele zespołu?
  • proces i procedury: czy w grupie działają procesy i procedury (takie jak metody rozwiązywania problemów, procedury komunikacyjne, procesy decyzyjne itp.) które są 1) zrozumiałe i akceptowalne oraz 2) wspierające cele i role grupy?
  • relacje interpersonalne: czy relacje między członkami zespołu są zdrowe i wspierają dobrą pracę zespołową? Czy istnieje odpowiedni poziom zaufania, otwartości i akceptacji w grupie? I grpi jest funkcją G, R I P. aby osiągnąć I, należy pamiętać o dwóch ważnych elementach: 1) skutecznej komunikacji i 2) unikaniu konfliktów i rozwiązywaniu.

GRPI to prosty framework dla każdego projektu i powinien być używany 1) podczas inicjowania zespołu i planowania pierwszych kroków oraz 2) gdy zespół nie działa dobrze i nie jest jasne, dlaczego nie.

podczas projektu poprawy procesu, GRPI mogą być inicjowane w dowolnej fazie, ale dla optymalnego wykorzystania powinny być wdrażane w fazie zdefiniować DMAIC (definiować, mierzyć, analizować, poprawić, kontrolować) projektu, i być modyfikowane i aktualizowane w razie potrzeby w miarę postępu projektu.

przykład GRPI

przykładowa lista kontrolna GRPI jest pokazana poniżej w tabeli 1. Dla każdego z punktów kontrolnych obliczany jest bieżący stan. (Bieżący stan jest podświetlony kolorem niebieskim, podczas gdy żądany stan jest podświetlony kolorem zielonym.) Idealnym pożądanym stanem jest idealna 10, ale pożądany stan jest również określany przez Dostępny czas. Na przykład w tabeli 1 przedstawiono stan bieżący i pożądany dla sytuacji w oparciu o Miesięczne ramy czasowe.

Tabela 1: Lista kontrolna GRPI

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

G

cel i wyniki
rozumiemy i zgadzamy się co do misji naszego projektu i pożądanego rezultatu (wizji).
klient i potrzeby
znamy naszych interesariuszy, czego potrzebują i CTQ.
cele i rezultaty
zidentyfikowaliśmy konkretne, mierzalne i priorytetowe cele projektu oraz rezultaty związane z naszymi celami projektowymi.
określenie zakresu projektu
rozumiemy i uzgadniamy to, co wchodzi w zakres i zadania naszego projektu. Zakres projektu to ” set.”

R

zdefiniowaliśmy i uzgodniliśmy nasze role, obowiązki i zasoby dla zespołu projektowego.
władza i autonomia
nasz zespół rozumie stopień autorytetu i wzmocnienia, które musimy spełnić, aby spełnić naszą misję projektową.

P

krytyczne czynniki sukcesu
wiemy i koncentrujemy się na kluczowych czynnikach potrzebnych do realizacji celów i misji projektu.
plany i działania
mamy do zrealizowania skuteczny plan gry, który obejmuje właściwe zadania, jasno określone i przypisane.
monitorowanie i środki
mamy skuteczny proces monitorowania i konkretne wskaźniki związane z postępem i celami.
harmonogram i kamienie milowe
zdefiniowaliśmy harmonogram naszych projektów, w tym kluczowe fazy i kamienie milowe.

I

Umowa o pracę zespołu
podzieliliśmy się oczekiwaniami, uzgodniliśmy i przestrzegaliśmy wytycznych dotyczących sposobu pracy i komunikacji naszego zespołu.
interpersonalne / zespołowe
mamy niezbędne relacje, zaufanie, otwartość, uczestnictwo i zachowania dla zdrowego i produktywnego zespołu.
stan obecny
pożądany stan
Korzystanie z GRPI pomaga zapewnić, że zespół projektowy jest produktywny, minimalizując czas rozruchu i ponownej pracy.
bez znaczących i jasno określonych celów, członkowie zespołu mogą być nieostrożni lub iść nieproduktywnymi ścieżkami. Bez jasnych ról ludzie wahają się przed przejęciem inicjatywy; w rezultacie współpraca osłabia się, a potencjał przywódczy traci. Interpersonalne zaufanie i współpraca, buy-in i wyrównanie zdarzają się, gdy GRPI jest używany na początku projektu i kiedy I GRPI jest rutynowo tendencję do kontroli procesu.
najbardziej produktywne jest przyjęcie modelu w kolejności: najpierw skuteczne cele, potem role, potem proces i wreszcie relacje interpersonalne.
po ocenie obecnego stanu zespołu projektowego za pomocą listy kontrolnej GRPI należy opracować plan działania, aby przejść od stanu obecnego do stanu pożądanego. Poniższa tabela zawiera krótkie odniesienie do niektórych krytycznych narzędzi, które można wykorzystać do wypełnienia luki.
Tabela 2: Grpi Tools Reference
Kategoria GRPI Podkategoria Six Sigma Tool / Concept

G

cel i wyniki identyfikacja firmy „Big Y”
klient i potrzeby ? Analiza interesariuszy (segmentacja klientów)
? Głos każdego interesariusza
cele i rezultaty Metryka projektu Y i dostosowanie do biznesu „Big Y”
definicja zakresu projektu ? In-frame / out-frame
? Include / exclude

R

role i obowiązki armi (zatwierdzenie, zasób, członek, zainteresowana strona) lub RACI (odpowiedzialność, rozliczalność, konsultacje, informowanie)
władza i autonomia armi / RACI

P

krytyczne czynniki sukcesu ? Więcej / mniej
? Kluczowe wykresy czynników sukcesu

i

Skuteczna komunikacja, unikanie konfliktów i rozwiązywanie konfliktów plan komunikacji

model powinien być okresowo przeglądany w celu monitorowania wydajności zespołu.

podziel się z siecią
  • linkedin
  • twitter
  • e-mail

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.