Greep van het GRPI-Model

met Dushyant Thatte en Neemita Khandelwal

het model voor teamorganisatie bekend als GRPI (Doelen, Rollen en verantwoordelijkheden, proces, en interpersoonlijke vaardigheden) begon op het gebied van de sociale wetenschap en is sindsdien overgenomen in Six Sigma ‘ s change acceleration process (CAP) Toolkit. Laten we onze discussie over GRPI beginnen door de context rond het GLB vast te stellen.

verandering acceleratie – de wortels van GRPI

CAP is een proces en een set gereedschappen gericht op het helpen van riemen rijden veranderen met succes op een gewenste snelheid. De wortel van CAP ligt in Kurt Zadek Lewin ‘ S Force Field Change Model. Lewin, een van de moderne pioniers van de sociale, organisatorische en Toegepaste Psychologie, benadrukt het volgende::

  • er zijn krachten die verandering aansturen en krachten die deze tegenhouden.
  • wanneer er een evenwicht is tussen de twee krachten, zal er geen verandering zijn.
  • om veranderingen teweeg te brengen, moeten de drijvende krachten groter zijn dan de beperkende krachten.

zoals te zien is in onderstaande figuur, definieert Lewin ‘ s veranderingsmodel drie fasen in het veranderingsproces:

  1. ontdooien: Dit is de opschudding fase veroorzaakt door een probleem. Het resultaat is de aanvaarding dat de bestaande structuren en manieren niet werken.
  2. verhuizen: Dit is het proces van het ontwerpen en implementeren van de verandering.
  3. opnieuw invriezen: Dit is de fase waarin de verandering wordt voortgezet.
    Veranderingsmodel van Lewin

    Veranderingsmodel van Lewin

Lewin ‘ s krachtveldanalyse wordt gebruikt om te onderscheiden welke factoren binnen een situatie of organisatie een stakeholder naar de gewenste toestand drijven, en welke factoren de drijvende krachten tegenwerken.

bij pogingen om veranderingen tot stand te brengen, is de discussie meestal gericht op het beheer van de stakeholders, in het bijzonder stakeholders buiten het project. Maar het is ook belangrijk om te focussen op het team dat de verandering aanstuurt. Het uitvoerende team moet sterk geloven in en gemotiveerd zijn om de verandering mogelijk te maken. Dat geloof en motivatie vloeien voort uit de duidelijk omschreven doelstellingen van een team.

Wat is GRPI?

GRPI wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat beoefenaars de factoren die van cruciaal belang zijn voor teamontwikkeling op een gestructureerde manier inschatten en gedurende het hele project op deze factoren inwerken. Teams en organisaties kunnen worden bekeken via GRPI op basis van vier fundamentele dimensies:

  • doelen: zijn de missie en doelen van het team duidelijk en geaccepteerd door alle leden? Zijn ze in overeenstemming met de omgeving van het team?
  • rollen en verantwoordelijkheden: zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk beschreven en begrepen? Ondersteunen de gedefinieerde rollen de teamdoelen volledig?
  • proces en procedures: zijn er processen en procedures werkzaam in de groep (zoals methoden voor het oplossen van problemen, communicatieprocedures, besluitvormingsprocessen, enz.) die 1) begrepen en aanvaardbaar zijn en 2) ondersteunend voor de doelstellingen en rollen van de groep?
  • interpersoonlijke relaties: zijn de relaties tussen teamleden gezond en ondersteunen ze goed teamwerk? Is er een passend niveau van vertrouwen, openheid en acceptatie in de groep? De I van GRPI is een functie van de G, R en P. Om de I te bereiken, zijn er twee belangrijke punten om in gedachten te houden: 1) effectieve communicatie en 2) conflict vermijden en oplossen.

GRPI is een eenvoudig kader voor elk project en moet worden gebruikt 1) bij het initiëren van een team en het plannen van de eerste stappen en 2) Wanneer een team niet goed werkt en het niet duidelijk is waarom niet.

tijdens een procesverbeteringsproject kan GRPI in elke fase worden geïnitieerd, maar voor een optimaal gebruik moet GRPI worden ingezet in de Definieerfase van een DMAIC-project (definiëren, meten, analyseren, verbeteren, controleren), en zo nodig worden gewijzigd en bijgewerkt naarmate het project vordert.

een GRPI-voorbeeld

een voorbeeld GRPI-checklist is hieronder weergegeven in Tabel 1. Voor elk van de controlepunten wordt een huidige toestand geëvalueerd. (De huidige status wordt gemarkeerd met blauw, terwijl de gewenste status wordt gemarkeerd met groen. De ideale gewenste toestand is een perfecte 10, maar een gewenste toestand wordt ook bepaald door de beschikbare tijd. Tabel 1 bijvoorbeeld toont de huidige versus gewenste Staten voor een situatie op basis van een termijn van één maand.

Tabel 1: GRPI Checklist

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

G

Doel en Resultaten
Wij begrijpen en een overeenkomst op ons project de opdracht en de gewenste situatie (visie).
de Klant en zijn Behoeften
We weten dat onze stakeholders, wat de stakeholders vereisen en de CTQs.
Doelen en Deliverables
We hebben gekeken naar specifieke, meetbare en geprioriteerd project doelen en te leveren prestaties, gekoppeld aan onze doelstellingen van het project.
Omvang Van Het Project Definitie
Wij begrijpen en akkoord te gaan met wat er in en uit onze omvang van het project en de taken. Het project scope is ” ingesteld.”

R

Rollen en Verantwoordelijkheden
We hebben gedefinieerd en overeengekomen onze rollen, verantwoordelijkheden en middelen voor het project team.
Autoriteit en Autonomie
Ons team begrijpt de mate van autoriteit en empowerment we hebben om te voldoen aan ons project missie.

P

Kritische Succes Factoren
We weten en zijn gericht op de belangrijkste factoren die nodig zijn om te voldoen aan de doelstellingen van het project en de missie.
Plannen en Activiteiten
We hebben een effectief plan van het spel te volgen, dat ook op de juiste taken, duidelijk omschreven en toegewezen.
Monitoring en Maatregelen
We hebben een effectieve monitoring en specifieke gegevens gekoppeld aan de voortgang en doelen.
Planning en Mijlpalen
Wij hebben onze project planning, met inbegrip van de belangrijkste fasen en mijlpalen.

I

Team Exploitatie-Overeenkomst
We hebben een gedeelde verwachtingen alsmede overeengekomen en volgde de richtlijnen voor de manier waarop ons team werkt en communiceert.
Interpersoonlijke/Team
Wij hebben de nodige relaties, vertrouwen, openheid, participatie en gedrag voor een gezond en productief team.
Huidige staat
Gewenste situatie
met Behulp van GRPI helpt ervoor te zorgen dat een project team productief is, het minimaliseren van de ramp-up tijd en re-work.
zonder betekenisvolle en duidelijk gedefinieerde doelen, kunnen teamleden niet gefocust zijn of onproductieve paden bewandelen. Zonder duidelijke rollen aarzelen mensen om initiatief te nemen; als gevolg daarvan wordt de samenwerking verzwakt en gaat het leiderschapspotentieel verloren. Interpersoonlijk vertrouwen en samenwerking, buy-in en uitlijning gebeuren wanneer GRPI vroeg in een project wordt gebruikt en wanneer de I van GRPI routinematig wordt verzorgd met procescontroles.
het is het meest productief om het model op volgorde te zetten: eerst effectieve doelen, dan rollen, dan processen en tenslotte interpersoonlijke relaties.
na beoordeling van de huidige toestand van een projectteam aan de hand van de grpi-checklist, moet een actieplan worden ontwikkeld om van de huidige toestand naar de gewenste toestand over te stappen. De volgende tabel geeft een snelle verwijzing naar een aantal kritische instrumenten die kunnen worden gebruikt om de kloof te dichten.
Tabel 2: GRPI extra Verwijzing
GRPI Categorie Subcategorie Six Sigma Tool/Concept

G

Doel en resultaten Identificatie van de business “Big Y”
de Klant en de behoeften ? Stakeholderanalyse (klantsegmentatie)
? Stem van elke stakeholder
doelstellingen en resultaten Project Y metric and alignment to business “Big Y”
definitie Projectbereik ? In-frame/out-frame
? Inclusief/exclusief

R

Rollen en verantwoordelijkheden ARMI (goedkeuring, resource, het lid, de belanghebbende) of RACI (verantwoordelijkheid, overleg, informeren) in kaart brengen
Autoriteit en autonomie ARMI/RACI-in kaart brengen

P

Kritische succes factoren ? Meer of minder dan
? Kritische succesfactor in kaart brengen

I

effectieve communicatie, conflictpreventie en-oplossing communicatieplan

het model moet periodiek worden herzien om de prestaties van het team te controleren.

delen met uw netwerk
  • linkedin
  • twitter
  • e-mail

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.