Afferrare il modello GRPI

Di Dushyant Thatte e Neemita Khandelwal

Il modello per l’organizzazione del team noto come GRPI (obiettivi, ruoli e responsabilità, processo e abilità interpersonali) è iniziato nel campo delle scienze sociali e da allora è stato adottato nel kit di strumenti CAP (Change Acceleration Process) di Six Sigma. Iniziamo la nostra discussione sul GRPI stabilendo il contesto attorno alla PAC.

Change Acceleration – The Roots of GRPI

CAP è un processo e un set di strumenti focalizzati sull’aiutare le cinghie a guidare il cambiamento con successo alla velocità desiderata. La radice di CAP si trova nel modello di cambiamento del campo di forza di Kurt Zadek Lewin. Lewin, uno dei pionieri moderni della psicologia sociale, organizzativa e applicata, evidenzia quanto segue:

  • Ci sono forze che guidano il cambiamento e forze che lo frenano.
  • Quando c’è equilibrio tra i due insiemi di forze non ci sarà alcun cambiamento.
  • Affinché si verifichi un cambiamento, le forze motrici devono superare le forze di contenimento.

Come mostrato nella figura seguente, il modello di cambiamento di Lewin definisce tre fasi del processo di cambiamento:

  1. Unfreezing: Questa è la fase di shakeup innescata da un problema. Il risultato è l’accettazione che le strutture e i modi esistenti non funzionano.
  2. Moving: Questo è il processo di ideazione e implementazione del cambiamento.
  3. Refreezing: Questa è la fase di sostenere il cambiamento.
     Modello di cambiamento di Lewin

    Modello di cambiamento di Lewin

L’analisi del campo di forza di Lewin viene utilizzata per distinguere quali fattori all’interno di una situazione o organizzazione guidano uno stakeholder verso lo stato desiderato e quali fattori si oppongono alle forze motrici.

In genere, quando si cerca di portare un cambiamento, la discussione si concentra sulla gestione degli stakeholder, in particolare degli stakeholder esterni al progetto. Ma è anche importante concentrarsi sulla squadra che sta guidando il cambiamento. Il team di esecuzione deve avere una forte convinzione ed essere motivato a consentire il cambiamento. Questa convinzione e motivazione derivano dagli obiettivi chiaramente definiti di una squadra.

Che cos’è GRPI?

GRPI viene utilizzato per garantire che i professionisti valutino i fattori critici per lo sviluppo del team in modo strutturato e agiscano su questi fattori durante tutto il progetto. I team e le organizzazioni possono essere visualizzati tramite GRPI in base a quattro dimensioni fondamentali:

  • Obiettivi: La missione e gli obiettivi del team sono chiari e accettati da tutti i membri? Sono in sintonia con l’ambiente della squadra?
  • Ruoli e responsabilità: i ruoli e le responsabilità sono chiaramente descritti e compresi? I ruoli definiti supportano pienamente gli obiettivi del team?
  • Processi e procedure: esistono processi e procedure che operano nel gruppo (come metodi di problem solving, procedure di comunicazione, processi decisionali, ecc.) che sono 1) compresi e accettabili e 2) di supporto agli obiettivi e ai ruoli del gruppo?
  • Relazioni interpersonali: le relazioni tra i membri del team sono sane e favorevoli a un buon lavoro di squadra? Esiste un adeguato livello di fiducia, apertura e accettazione nel gruppo? L’I di GRPI è una funzione di G, R e P. Per ottenere l’I, ci sono due elementi importanti da tenere a mente: 1) comunicazione efficace e 2) evitamento e risoluzione dei conflitti.

GRPI è un framework semplice per qualsiasi progetto e dovrebbe essere usato 1) quando si avvia un team e si pianificano i primi passi e 2) quando un team non funziona bene e non è chiaro perché no.

Durante un progetto di miglioramento del processo, il GRPI può essere avviato in qualsiasi fase, ma per un uso ottimale deve essere implementato nella fase di definizione di un progetto DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) ed essere modificato e aggiornato secondo necessità man mano che il progetto progredisce.

Un esempio GRPI

Una lista di controllo GRPI di esempio è riportata di seguito nella Tabella 1. Per ciascuno dei punti di controllo, viene valutato uno stato corrente. (Lo stato corrente è evidenziato con il blu, mentre lo stato desiderato è evidenziato con il verde.) Lo stato desiderato ideale è un perfetto 10, ma uno stato desiderato è anche determinato dal tempo disponibile. La tabella 1, ad esempio, mostra gli stati attuali rispetto a quelli desiderati per una situazione basata su un periodo di tempo di un mese.

Tabella 1: GRPI lista di controllo

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

G

Scopo e Risultati
Abbiamo capito e hanno un accordo sul progetto missione e ottenere il risultato desiderato (vision).
Cliente e le Esigenze
Sappiamo che il nostro parti interessate, quali gli stakeholder richiedono e il CTQs.
gli Obiettivi e i Risultati
Abbiamo identificato specifici, misurabili e in ordine di priorità gli obiettivi di progetto e risultati finali collegati al nostro progetto obiettivi.
Scopo Del Progetto: Definizione
Abbiamo capito e sono d’accordo su ciò che è dentro e fuori del nostro ambito di progetto e attività. L’ambito del progetto è ” set.”

R

Ruoli e Responsabilità
Abbiamo definito e concordato i nostri ruoli, le responsabilità e le risorse per il team di progetto.
Autorità e l’Autonomia
Il nostro team comprende il grado di autorità e di empowerment, dobbiamo rispettare la nostra mission del progetto.

P

Fattori Critici Di Successo
sappiamo e sta mettendo a fuoco sui fattori chiave necessari per soddisfare gli obiettivi del progetto e la missione.
Attività e progetti
Abbiamo un efficace piano di gioco da seguire, che comprende il diritto di compiti chiaramente definiti e assegnati.
Monitoraggio e Misure
Abbiamo un efficace processo di monitoraggio e indicatori specifici legati ai progressi e gli obiettivi.
Calendario e le Tappe
Abbiamo definito il nostro progetto di pianificazione, comprese le fasi principali e le pietre miliari.

I

Team Operativo Accordo
Abbiamo condiviso le aspettative così come concordato e seguito le linee guida per la nostra squadra lavora e comunica.
Interpersonali/Team
Abbiamo le necessarie relazioni, la fiducia, la trasparenza, la partecipazione e i comportamenti per un sano e produttivo squadra.
stato Attuale
stato Desiderato
Utilizzando GRPI aiuta a garantire che un team di progetto è produttivo, riducendo al minimo tempo di salita della rampa e del lavoro.
Senza obiettivi significativi e chiaramente definiti, i membri del team possono essere sfocati o percorrere percorsi improduttivi. Senza ruoli chiari, le persone sono riluttanti a esercitare l’iniziativa; di conseguenza, la collaborazione è indebolita e il potenziale di leadership è perso. La fiducia e la collaborazione interpersonale, il buy-in e l’allineamento si verificano quando il GRPI viene utilizzato all’inizio di un progetto e quando l’I del GRPI viene regolarmente curato con i controlli di processo.
È più produttivo prendere il modello in ordine: prima gli obiettivi efficaci, poi i ruoli, poi il processo e, infine, le relazioni interpersonali.
Dopo aver valutato lo stato attuale di un team di progetto attraverso la lista di controllo GRPI, dovrebbe essere sviluppato un piano d’azione per passare dallo stato attuale allo stato desiderato. La tabella seguente fornisce un rapido riferimento ad alcuni strumenti critici che possono essere utilizzati per colmare il divario.
Tabella 2: GRPI Strumenti di Riferimento
GRPI Categoria Sottocategoria Six Sigma Strumento/Concetto

G

obiettivi Identificazione di business “Big Y”
Cliente ha bisogno di ? Analisi degli stakeholder (segmentazione dei clienti)
? Voce di ogni stakeholder
Obiettivi e risultati finali Progetto Y metrica e allineamento al business “Big Y”
Definizione dell’ambito del progetto ? In-frame / out-frame
? Includere/escludere

R

Ruoli e responsabilità ARMI (approvazione, di risorse, membro interessato) o RACI (responsabilità, la responsabilità, la consultazione, informare) per la creazione di grafici
Autorità e l’autonomia ARMI/RACI grafici

P

fattori Critici di successo ? Più di / meno di
? Fattore critico di successo charting

I

Comunicazione efficace, prevenzione e risoluzione dei conflitti Piano di comunicazione

Il modello dovrebbe essere rivisto periodicamente per monitorare le prestazioni del team.

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