Tarttuminen Grpi-malliin

Dushyant Thatte ja Neemita Khandelwal

grpi-nimellä (tavoitteet, roolit ja vastuut, prosessi ja ihmissuhdetaidot) tunnettu tiimiorganisaation malli alkoi yhteiskuntatieteiden alalla ja on sittemmin otettu osaksi Six Sigman change acceleration process (CAP) – työkalupakkia. Aloitetaan keskustelu GRPI: stä luomalla puitteet YMP: n ympärille.

Change Acceleration – Grpi: n juuret

CAP on prosessi ja työkalusarja, joka keskittyy auttamaan vöitä ajamaan muutosta onnistuneesti halutulla nopeudella. Capin juuret ovat Kurt Zadek Lewinin voimakentän Vaihtomallissa. Lewin, yksi sosiaalisen, organisatorisen ja soveltavan psykologian nykyisistä uranuurtajista, korostaa seuraavaa:

  • on voimia, jotka ajavat muutosta ja rajoittavat sitä.
  • kun kahden joukon välillä vallitsee tasapaino, ei muutosta tapahdu.
  • jotta muutos tapahtuisi, käyttövoimien on ylitettävä jarrutusvoimat.

kuten alla olevasta kuvasta näkyy, Lewinin muutosmalli määrittelee kolme vaihetta muutosprosessissa:

  1. jäätymisen vapautuminen: tämä on ongelman laukaisema muutosvaihe. Tuloksena on sen hyväksyminen, että olemassa olevat rakenteet ja tavat eivät toimi.
  2. muutto: tämä on muutoksen suunnittelu-ja toteuttamisprosessi.
  3. uudelleensulatus: tämä on muutoksen ylläpitovaihe.
    Lewinin Muutosmalli

    Lewinin Muutosmalli

Lewinin voimakenttäanalyysiä käytetään erottamaan, mitkä tekijät tilanteen tai organisaation sisällä ajavat sidosryhmää kohti haluttua tilaa ja mitkä tekijät vastustavat käyttövoimia.

tyypillisesti, kun yritetään saada aikaan muutosta, keskustelu keskittyy sidosryhmien, erityisesti hankkeen ulkopuolisten sidosryhmien, johtamiseen. Mutta on myös tärkeää keskittyä tiimiin, joka ajaa muutosta. Toimeenpanevalla tiimillä pitää olla vahva usko ja motivaatio muutoksen mahdollistamiseen. Tuo usko ja motivaatio kumpuavat joukkueen selkeästi määritellyistä tavoitteista.

mitä GRPI on?

grpi: tä käytetään varmistamaan, että ammattilaiset arvioivat tiimin kehittämisen kannalta kriittiset tekijät jäsennellysti – ja toimivat näiden tekijöiden mukaan koko projektin ajan. Tiimejä ja organisaatioita voidaan tarkastella grpi: n kautta perustuen neljään perusulottuvuuteen:

  • tavoitteet: ovatko tiimin missio ja tavoitteet selkeitä ja kaikkien jäsenten hyväksymiä? Ovatko ne sopusoinnussa joukkueen ympäristön kanssa?
  • roolit ja vastuut: kuvataanko ja ymmärretäänkö roolit ja vastuut selkeästi? Tukevatko määritellyt roolit täysin joukkueen tavoitteita?
  • prosessi ja menettelyt: onko ryhmässä toimivia prosesseja ja menettelyjä (kuten ongelmanratkaisumenetelmiä, viestintämenettelyjä, päätöksentekoprosesseja jne.) jotka ovat 1) ymmärrettyjä ja hyväksyttäviä ja 2) tukevat ryhmän tavoitteita ja rooleja?
  • Ihmissuhteet: ovatko tiimin jäsenten väliset suhteet terveitä ja hyvää tiimityötä tukevia? Onko ryhmässä riittävästi luottamusta, avoimuutta ja hyväksyntää? GRPI: n I on G: n, RP: n ja P: n funktio.I: n saavuttamiseksi on pidettävä mielessä kaksi tärkeää asiaa: 1) tehokas viestintä ja 2) konfliktien välttäminen ja ratkaiseminen.

GRPI on yksinkertainen viitekehys mille tahansa projektille ja sitä tulee käyttää 1) tiimin käynnistämisessä ja ensiaskelten suunnittelussa ja 2) silloin, kun tiimi ei toimi hyvin eikä ole selvää miksi ei.

prosessin parannusprojektin aikana GRPI voidaan käynnistää missä tahansa vaiheessa, mutta optimaalista käyttöä varten se tulisi ottaa käyttöön DMAIC-projektin määrittelyvaiheessa (Määrittele, mittaa, analysoi, Paranna, Hallitse), ja sitä tulisi muokata ja päivittää tarpeen mukaan projektin edetessä.

Grpi: n esimerkki

grpi: n tarkistuslista on alla taulukossa 1. Kunkin tarkastuspisteen osalta arvioidaan nykytila. (Nykyinen tila on korostettu sinisellä, kun taas haluttu tila on korostettu vihreällä.) Ihanteellinen haluttu tila on täydellinen 10, mutta haluttu tila määräytyy myös käytettävissä olevan ajan mukaan. Esimerkiksi taulukossa 1 esitetään tämänhetkiset ja halutut tilat yhden kuukauden aikatauluun perustuvalle tilanteelle.

Taulukko 1: GRPI: n tarkistuslista

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

G

tarkoitus ja tulokset
ymmärrämme ja meillä on sopimus projektimme missiosta ja halutusta lopputuloksesta (visio).
asiakas ja tarpeet
tunnemme sidosryhmämme, mitä sidosryhmät vaativat ja Ktq: t.
tavoitteet ja suoritukset
olemme tunnistaneet projektimme tavoitteisiin liittyvät erityiset, mitattavat ja priorisoidut tavoitteet ja tuotokset.
hankkeen soveltamisalan määrittely
ymmärrämme ja sovimme siitä, mitä projektissamme ja tehtävissämme on. Projektin laajuus on ” asetettu.”

R

roolit ja vastuut
olemme määritelleet ja sopineet rooleistamme, vastuistamme ja resursseistamme projektitiimille.
auktoriteetti ja autonomia
tiimimme ymmärtää, kuinka paljon auktoriteettia ja vaikutusmahdollisuuksia meillä on projektin tehtävän täyttämisessä.

P

kriittiset menestystekijät
tunnemme ja keskitymme avaintekijöihin, joita tarvitaan hankkeen tavoitteiden ja mission saavuttamiseksi.
suunnitelmat ja toimet
meillä on tehokas pelisuunnitelma, joka sisältää oikeat tehtävät, selkeästi määritellyt ja määrätyt.
seuranta ja toimenpiteet
meillä on tehokas seurantaprosessi ja tarkat mittarit, jotka liittyvät edistymiseen ja tavoitteisiin.
aikataulu ja virstanpylväät
olemme määritelleet projektin aikataulun, mukaan lukien tärkeimmät vaiheet ja virstanpylväät.

I

joukkueen Toimintasopimus
olemme jakaneet odotuksia sekä sopineet ja noudattaneet ohjeita siitä, miten tiimimme toimii ja kommunikoi.
ihmissuhde / tiimi
meillä on tarvittavat suhteet, luottamus, avoimuus, osallistuminen ja käyttäytyminen terveelle ja tuottavalle tiimille.
nykytila
haluttu tila
Grpi: n käyttö auttaa varmistamaan, että projektitiimi on tuottava, minimoiden käyttöönottoajan ja uudelleentyöskentelyn.
ilman mielekkäitä ja selkeästi määriteltyjä tavoitteita tiimin jäsenet voivat olla keskittymättömiä tai kulkea tuottamattomia polkuja. Ilman selkeitä rooleja ihmiset epäröivät aloitekykyä, minkä seurauksena yhteistyö heikkenee ja johtamispotentiaali menetetään. Ihmisten välinen luottamus ja yhteistyö, sisäänosto ja linjaus tapahtuvat, kun grpi: tä käytetään projektin alkuvaiheessa ja kun GRPI: n i: tä käytetään rutiininomaisesti prosessitarkistuksilla.
tuottavinta on ottaa malli järjestykseen: ensin tehokkaat tavoitteet, sitten roolit, sitten prosessi ja lopuksi ihmissuhteet.
sen jälkeen, kun hankeryhmän nykytila on arvioitu GRPI: n tarkistuslistan avulla, olisi laadittava toimintasuunnitelma, jolla siirrytään nykytilasta toivottuun tilaan. Seuraavassa taulukossa on nopea viittaus joihinkin kriittisiin työkaluihin, joita voidaan käyttää aukon sulkemiseen.
Taulukko 2: Grpi Tools Reference
GRPI-Luokka alaluokka Six Sigma Tool/Concept

G

tarkoitus ja lopputulokset liiketoiminnan tunnistaminen ”Iso Y”
asiakas ja tarpeet ? Sidosryhmäanalyysi (asiakassegmentointi)
? Sidosryhmien ääni
tavoitteet ja tuotokset projekti Y metriikka ja linjaus liiketoimintaan ”Iso Y”
hankkeen soveltamisalan määritelmä ? In-frame / out-frame
? Sisällytä / sulje pois

R

roolit ja vastuut ARMI (hyväksyntä, voimavara, jäsen, asianomainen) tai RACI (vastuu, vastuu, kuuleminen, tiedottaminen) kartoitus
auktoriteetti ja autonomia ARMI/RACI kartoitus

P

kriittiset menestystekijät ? Enemmän / vähemmän
? Critical success factor charting

I

tehokas viestintä, konfliktien välttäminen ja ratkaiseminen viestintäsuunnitelma

malli on tarkistettava määräajoin, jotta voidaan seurata joukkueen suorituskykyä.

Jaa verkkosi kanssa
  • linkedin
  • twitter
  • Sähköposti

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.