Greifen des GRPI-Modells

Von Dushyant Thatte und Neemita Khandelwal

Das als GRPI (goals, roles and responsibilities, process, and interpersonal Skills) bekannte Modell für die Teamorganisation begann im Bereich der Sozialwissenschaften und wurde seitdem in das Toolkit Change Acceleration Process (CAP) von Six Sigma übernommen. Beginnen wir unsere Diskussion über GRPI, indem wir den Kontext rund um CAP festlegen.

Änderungsbeschleunigung – Die Wurzeln von GRPI

CAP ist ein Prozess und eine Reihe von Werkzeugen, die darauf abzielen, Riemen dabei zu unterstützen, den Wechsel erfolgreich mit der gewünschten Geschwindigkeit durchzuführen. Die Wurzel von CAP liegt in Kurt Zadek Lewins Kraftfeldänderungsmodell. Lewin, einer der modernen Pioniere der Sozial-, Organisations- und angewandten Psychologie, hebt Folgendes hervor:

  • Es gibt Kräfte, die den Wandel vorantreiben, und Kräfte, die ihn zurückhalten.
  • Wenn zwischen den beiden Kräftesätzen ein Gleichgewicht besteht, ändert sich nichts.
  • Damit sich etwas ändern kann, müssen die Antriebskräfte die Rückhaltekräfte übersteigen.

Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, definiert Lewins Änderungsmodell drei Stufen im Veränderungsprozess:

  1. Auftauen: Dies ist die Rüttelphase, die durch ein Problem ausgelöst wird. Das Ergebnis ist die Akzeptanz, dass die bestehenden Strukturen und Wege nicht funktionieren.
  2. Umzug: Dies ist der Prozess der Konzeption und Umsetzung der Änderung.
  3. Wieder einfrieren: Dies ist die Phase der Aufrechterhaltung der Änderung.
    Lewins Modell ändern

    Lewins Modell ändern

Lewins Kraftfeldanalyse wird verwendet, um zu unterscheiden, welche Faktoren innerhalb einer Situation oder Organisation einen Stakeholder in Richtung des gewünschten Zustands treiben und welche Faktoren den treibenden Kräften entgegenstehen.

In der Regel konzentriert sich die Diskussion beim Versuch, Veränderungen herbeizuführen, auf das Management der Stakeholder, insbesondere der Stakeholder außerhalb des Projekts. Es ist aber auch wichtig, sich auf das Team zu konzentrieren, das die Veränderung vorantreibt. Das ausführende Team muss stark daran glauben und motiviert sein, die Veränderung zu ermöglichen. Dieser Glaube und diese Motivation ergeben sich aus den klar definierten Zielen eines Teams.

Was ist GRPI?

GRPI wird verwendet, um sicherzustellen, dass Praktiker die für die Teamentwicklung kritischen Faktoren strukturiert einschätzen und während des gesamten Projekts darauf reagieren. Teams und Organisationen können durch GRPI basierend auf vier grundlegenden Dimensionen betrachtet werden:

  • Ziele: Sind die Mission und Ziele des Teams klar und von allen Mitgliedern akzeptiert? Stimmen sie mit der Umgebung des Teams überein?
  • Rollen und Verantwortlichkeiten: Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten klar beschrieben und verstanden? Unterstützen die definierten Rollen die Teamziele vollständig?
  • Prozesse und Verfahren: Gibt es Prozesse und Verfahren, die in der Gruppe funktionieren (z. B. Problemlösungsmethoden, Kommunikationsverfahren, Entscheidungsprozesse usw.), die 1) verstanden und akzeptiert werden und 2) die Ziele und Rollen der Gruppe unterstützen?
  • Zwischenmenschliche Beziehungen: Sind die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern gesund und unterstützen eine gute Teamarbeit? Gibt es ein angemessenes Maß an Vertrauen, Offenheit und Akzeptanz in der Gruppe? Um das I zu erreichen, sind zwei wichtige Punkte zu beachten: 1) effektive Kommunikation und 2) Konfliktvermeidung und -lösung.

GRPI ist ein einfaches Framework für jedes Projekt und sollte verwendet werden, 1) wenn ein Team initiiert und die ersten Schritte geplant werden und 2) wenn ein Team nicht gut funktioniert und nicht klar ist, warum nicht.

Während eines Prozessverbesserungsprojekts kann GRPI in jeder Phase initiiert werden, sollte jedoch zur optimalen Verwendung in der Definierungsphase eines DMAIC-Projekts (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) bereitgestellt und im Verlauf des Projekts nach Bedarf geändert und aktualisiert werden.

Ein GRPI-Beispiel

Eine Beispiel-GRPI-Checkliste ist unten in Tabelle 1 dargestellt. Für jeden der Checkpoints wird ein aktueller Zustand ausgewertet. (Der aktuelle Zustand wird blau hervorgehoben, während der gewünschte Zustand grün hervorgehoben wird.) Der ideale Sollzustand ist eine perfekte 10, aber ein Sollzustand wird auch durch die verfügbare Zeit bestimmt. Tabelle 1 zeigt beispielsweise die aktuellen und gewünschten Zustände für eine Situation basierend auf einem einmonatigen Zeitraum.

Tabelle 1: GRPI Checkliste

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

G

Zweck und Ergebnisse
Wir verstehen und haben eine Vereinbarung über die Mission unseres Projekts und das gewünschte Ergebnis (Vision).
Kunden und Bedürfnisse
Wir kennen unsere Stakeholder, die Anforderungen der Stakeholder und die CTQs.
Ziele und Ergebnisse
Wir haben spezifische, messbare und priorisierte Projektziele und Ergebnisse identifiziert, die mit unseren Projektzielen verknüpft sind.
Definition des Projektumfangs
Wir verstehen und vereinbaren, was innerhalb und außerhalb unseres Projektumfangs und unserer Aufgaben liegt. Der Projektumfang ist „festgelegt.“

R

Rollen und Verantwortlichkeiten
Wir haben unsere Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen für das Projektteam definiert und vereinbart.
Autorität und Autonomie
Unser Team versteht den Grad an Autorität und Ermächtigung, den wir haben, um unsere Projektmission zu erfüllen.

P

Kritische Erfolgsfaktoren
Wir kennen und konzentrieren uns auf die Schlüsselfaktoren, die zur Erreichung der Projektziele und -mission erforderlich sind.
Pläne und Aktivitäten
Wir haben einen effektiven Spielplan zu befolgen, der die richtigen Aufgaben enthält, klar definiert und zugewiesen.
Überwachung und Maßnahmen
Wir verfügen über einen effektiven Überwachungsprozess und spezifische Metriken, die mit Fortschritten und Zielen verknüpft sind.
Zeitplan und Meilensteine
Wir haben unseren Projektzeitplan definiert, einschließlich der wichtigsten Phasen und Meilensteine.

I

Betriebsvereinbarung
Wir haben gemeinsame Erwartungen sowie vereinbarte und befolgte Richtlinien für die Arbeitsweise und Kommunikation unseres Teams.
Zwischenmenschlich/Team
Wir haben die notwendigen Beziehungen, Vertrauen, Offenheit, Partizipation und Verhaltensweisen für ein gesundes und produktives Team.
Aktueller Stand
Gewünschter Zustand
Durch die Verwendung von GRPI wird sichergestellt, dass ein Projektteam produktiv ist, wodurch Anlaufzeiten und Nacharbeiten minimiert werden.
Ohne sinnvolle und klar definierte Ziele können Teammitglieder unkonzentriert sein oder unproduktive Wege gehen. Ohne klare Rollen zögern die Menschen, Initiative zu ergreifen; Dadurch wird die Zusammenarbeit geschwächt und Führungspotenziale gehen verloren. Zwischenmenschliches Vertrauen und Zusammenarbeit, Buy-In und Alignment finden statt, wenn GRPI zu Beginn eines Projekts eingesetzt wird und wenn das I von GRPI routinemäßig mit Prozesschecks gepflegt wird.
Es ist am produktivsten, das Modell in die richtige Reihenfolge zu bringen: zuerst effektive Ziele, dann Rollen, dann Prozesse und schließlich zwischenmenschliche Beziehungen.
Nach der Bewertung des aktuellen Zustands eines Projektteams anhand der GRPI-Checkliste sollte ein Aktionsplan entwickelt werden, um vom aktuellen Zustand in den gewünschten Zustand zu gelangen. Die folgende Tabelle bietet einen schnellen Überblick über einige wichtige Tools, die zum Schließen der Lücke verwendet werden können.
Tabelle 2: GRPI Tools Referenz
GRPI Kategorie Unterkategorie Six Sigma Tool/Konzept

G

Zweck und Ergebnisse Identifizierung des Unternehmens „Big Y“
Kunde und Bedürfnisse ? Stakeholder-Analyse (Kundensegmentierung)
? Stimme jedes Stakeholders
Ziele und Ergebnisse Projekt-Y-Metrik und Ausrichtung auf das Geschäft „Big Y“
Definition des Projektumfangs ? In-rahmen/out-rahmen
? Einschließen / Ausschließen

R

Rollen und Verantwortlichkeiten ARMI (Genehmigung, Ressource, Mitglied, interessierte Partei) oder RACI (Verantwortung, Rechenschaftspflicht, Konsultation, Informieren)
Autorität und Autonomie ARMI/RACI charting

P

Kritische Erfolgsfaktoren ? Mehr von/weniger von
? Kritischer Erfolgsfaktor Charting

I

Effektive Kommunikation, Konfliktvermeidung und -lösung Kommunikationsplan

Das Modell sollte regelmäßig überprüft werden, um die Teamleistung zu überwachen.

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