Greifen des GRPI-Modells

Von Dushyant Thatte und Neemita Khandelwal

Das als GRPI (goals, roles and responsibilities, process, and interpersonal Skills) bekannte Modell für die Teamorganisation begann im Bereich der Sozialwissenschaften und wurde seitdem in das Toolkit Change Acceleration Process (CAP) von Six Sigma übernommen. Beginnen wir unsere Diskussion über GRPI, indem wir den Kontext rund um CAP festlegen.

Änderungsbeschleunigung – Die Wurzeln von GRPI

CAP ist ein Prozess und eine Reihe von Werkzeugen, die darauf abzielen, Riemen dabei zu unterstützen, den Wechsel erfolgreich mit der gewünschten Geschwindigkeit durchzuführen. Die Wurzel von CAP liegt in Kurt Zadek Lewins Kraftfeldänderungsmodell. Lewin, einer der modernen Pioniere der Sozial-, Organisations- und angewandten Psychologie, hebt Folgendes hervor:

• Es gibt Kräfte, die den Wandel vorantreiben, und Kräfte, die ihn zurückhalten.
• Wenn zwischen den beiden Kräftesätzen ein Gleichgewicht besteht, ändert sich nichts.
• Damit sich etwas ändern kann, müssen die Antriebskräfte die Rückhaltekräfte übersteigen.

Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, definiert Lewins Änderungsmodell drei Stufen im Veränderungsprozess:

1. Auftauen: Dies ist die Rüttelphase, die durch ein Problem ausgelöst wird. Das Ergebnis ist die Akzeptanz, dass die bestehenden Strukturen und Wege nicht funktionieren.
2. Umzug: Dies ist der Prozess der Konzeption und Umsetzung der Änderung.
3. Wieder einfrieren: Dies ist die Phase der Aufrechterhaltung der Änderung.
   

   Lewins Modell ändern

Lewins Kraftfeldanalyse wird verwendet, um zu unterscheiden, welche Faktoren innerhalb einer Situation oder Organisation einen Stakeholder in Richtung des gewünschten Zustands treiben und welche Faktoren den treibenden Kräften entgegenstehen.

In der Regel konzentriert sich die Diskussion beim Versuch, Veränderungen herbeizuführen, auf das Management der Stakeholder, insbesondere der Stakeholder außerhalb des Projekts. Es ist aber auch wichtig, sich auf das Team zu konzentrieren, das die Veränderung vorantreibt. Das ausführende Team muss stark daran glauben und motiviert sein, die Veränderung zu ermöglichen. Dieser Glaube und diese Motivation ergeben sich aus den klar definierten Zielen eines Teams.

Was ist GRPI?

GRPI wird verwendet, um sicherzustellen, dass Praktiker die für die Teamentwicklung kritischen Faktoren strukturiert einschätzen und während des gesamten Projekts darauf reagieren. Teams und Organisationen können durch GRPI basierend auf vier grundlegenden Dimensionen betrachtet werden:

• Ziele: Sind die Mission und Ziele des Teams klar und von allen Mitgliedern akzeptiert? Stimmen sie mit der Umgebung des Teams überein?
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten klar beschrieben und verstanden? Unterstützen die definierten Rollen die Teamziele vollständig?
• Prozesse und Verfahren: Gibt es Prozesse und Verfahren, die in der Gruppe funktionieren (z. B. Problemlösungsmethoden, Kommunikationsverfahren, Entscheidungsprozesse usw.), die 1) verstanden und akzeptiert werden und 2) die Ziele und Rollen der Gruppe unterstützen?
• Zwischenmenschliche Beziehungen: Sind die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern gesund und unterstützen eine gute Teamarbeit? Gibt es ein angemessenes Maß an Vertrauen, Offenheit und Akzeptanz in der Gruppe? Um das I zu erreichen, sind zwei wichtige Punkte zu beachten: 1) effektive Kommunikation und 2) Konfliktvermeidung und -lösung.

GRPI ist ein einfaches Framework für jedes Projekt und sollte verwendet werden, 1) wenn ein Team initiiert und die ersten Schritte geplant werden und 2) wenn ein Team nicht gut funktioniert und nicht klar ist, warum nicht.

Während eines Prozessverbesserungsprojekts kann GRPI in jeder Phase initiiert werden, sollte jedoch zur optimalen Verwendung in der Definierungsphase eines DMAIC-Projekts (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) bereitgestellt und im Verlauf des Projekts nach Bedarf geändert und aktualisiert werden.

Ein GRPI-Beispiel

Eine Beispiel-GRPI-Checkliste ist unten in Tabelle 1 dargestellt. Für jeden der Checkpoints wird ein aktueller Zustand ausgewertet. (Der aktuelle Zustand wird blau hervorgehoben, während der gewünschte Zustand grün hervorgehoben wird.) Der ideale Sollzustand ist eine perfekte 10, aber ein Sollzustand wird auch durch die verfügbare Zeit bestimmt. Tabelle 1 zeigt beispielsweise die aktuellen und gewünschten Zustände für eine Situation basierend auf einem einmonatigen Zeitraum.

Das Modell sollte regelmäßig überprüft werden, um die Teamleistung zu überwachen.