Greb fat i GRPI-modellen

af Dushyant Thatte og Neemita Khandelval

modellen for teamorganisation kendt som GRPI (mål, roller og ansvar, proces og interpersonelle færdigheder) begyndte inden for samfundsvidenskab og er siden blevet vedtaget i seks Sigma ‘ s change acceleration process (CAP) værktøjssæt. Lad os starte vores diskussion af GRPI ved at etablere konteksten omkring CAP.

Skift Acceleration – rødderne til GRPI

CAP er en proces og et sæt værktøjer, der fokuserer på at hjælpe bælter med at køre forandring med succes med en ønsket hastighed. Roden til CAP ligger i Kurt Jadek Luvin ‘ s Kraftfeltskiftemodel. Levin, en af de moderne pionerer inden for social, organisatorisk og anvendt psykologi, fremhæver følgende:

  • der er kræfter, der driver forandring og kræfter, der begrænser det.
  • når der er ligevægt mellem de to sæt kræfter, vil der ikke være nogen ændring.
  • for at forandring skal ske, skal drivkræfterne overstige fastholdelseskræfterne.

som vist i nedenstående figur definerer Levin ‘ s ændringsmodel tre faser i forandringsprocessen:

  1. optøning: dette er shakeup-fasen udløst af et problem. Resultatet er accepten af, at de eksisterende strukturer og måder ikke fungerer.
  2. flytning: dette er processen med at udtænke og implementere ændringen.
  3. genfrysning: dette er fasen med at opretholde ændringen.
     change Model

    change Model

kraftfeltanalyse bruges til at skelne mellem, hvilke faktorer i en situation eller organisation der driver en interessent mod den ønskede tilstand, og hvilke faktorer der er imod drivkræfterne.

når man forsøger at skabe forandring, fokuserer diskussionen typisk på at styre interessenterne, især interessenter uden for projektet. Men det er også vigtigt at fokusere på det hold, der driver forandringen. Det udøvende team skal have en stærk tro på og være motiveret til at muliggøre ændringen. Denne tro og motivation stammer fra et holds klart definerede mål.

Hvad er GRPI?

GRPI bruges til at sikre, at praktikere måler de faktorer, der er kritiske for teamudvikling, på en struktureret måde – og handler på disse faktorer gennem hele projektet. Teams og organisationer kan ses gennem GRPI baseret på fire grundlæggende dimensioner:

  • mål: er holdets mission og mål klar og accepteret af alle medlemmer? Er de i overensstemmelse med holdets miljø?
  • roller og ansvar: er roller og ansvar klart beskrevet og forstået? Understøtter de definerede roller fuldt ud holdets mål?
  • proces og procedurer: er der processer og procedurer, der opererer i gruppen (såsom problemløsningsmetoder, kommunikationsprocedurer, beslutningsprocesser osv.) der er 1) forstået og acceptabelt og 2) støtter gruppens mål og roller?
  • interpersonelle relationer: er relationerne mellem teammedlemmer sunde og støtter godt teamarbejde? Er der et passende niveau af tillid, åbenhed og accept i gruppen? I af GRPI er en funktion af G, R og P. for at opnå I er der to vigtige ting at huske på: 1) effektiv kommunikation og 2) konfliktundgåelse og løsning.

GRPI er en simpel ramme for ethvert projekt og skal bruges 1) når man starter et team og planlægger de første trin og 2) når et team ikke fungerer godt, og det ikke er klart, hvorfor ikke.

under et procesforbedringsprojekt kan GRPI initieres i enhver fase, men for optimal brug skal det implementeres i Definer-fasen i et DMAIC-projekt (Define, Measure, Analysis, Improve, Control) og ændres og opdateres efter behov, efterhånden som projektet skrider frem.

et GRPI eksempel

en prøve GRPI tjekliste er vist nedenfor i tabel 1. For hvert af kontrolpunkterne evalueres en aktuel tilstand. (Den aktuelle tilstand fremhæves med blåt, mens den ønskede tilstand fremhæves med grønt.) Den ideelle ønskede tilstand er en perfekt 10, men en ønsket tilstand bestemmes også af tilgængelig tid. Tabel 1 viser for eksempel de aktuelle versus ønskede tilstande for en situation baseret på en måneds tidsramme.

tabel 1: GRPI tjekliste

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

G

formål og resultater
vi forstår og har en aftale om vores projekts mission og det ønskede resultat (vision).
kunde og behov
vi kender vores interessenter, hvad interessenterne kræver og CTK ‘ erne.
mål og resultater
vi har identificeret specifikke, målbare og prioriterede projektmål og leverancer knyttet til vores projektmål.
definition af projektomfang
vi forstår og er enige om, hvad der er Ind og ud af vores projekt omfang og opgaver. Projektets omfang er ” indstillet.”

R

roller og ansvar
vi har defineret og aftalt vores roller, ansvar og ressourcer for projektteamet.
autoritet og autonomi
vores team forstår graden af autoritet og bemyndigelse, Vi har til at opfylde vores projektmission.

P

kritiske succesfaktorer
vi kender og fokuserer på de nøglefaktorer, der er nødvendige for at opfylde projektets mål og mission.
planer og aktiviteter
vi har en effektiv spilplan at følge, der inkluderer de rigtige opgaver, klart defineret og tildelt.
overvågning og foranstaltninger
vi har en effektiv overvågningsproces og specifikke målinger knyttet til fremskridt og mål.
tidsplan og milepæle
vi har defineret vores projektplan, herunder nøglefaser og milepæle.

I

Team driftsaftale
vi har delt forventninger samt aftalt og fulgt retningslinjer for, hvordan vores team arbejder og kommunikerer.
interpersonelle / Team
vi har de nødvendige relationer, tillid, åbenhed, deltagelse og adfærd for et sundt og produktivt team.
nuværende tilstand
ønsket tilstand
brug af GRPI hjælper med at sikre, at et projektteam er produktivt, minimerer rampetid og genarbejde.
uden meningsfulde og klart definerede mål kan teammedlemmer være ufokuserede eller gå ned ad uproduktive stier. Uden klare roller tøver folk med at udøve initiativ; som et resultat svækkes samarbejdet, og ledelsespotentialet går tabt. Interpersonel tillid og samarbejde, buy-in og tilpasning sker, når GRPI bruges tidligt i et projekt, og når I af GRPI rutinemæssigt tendens til med proceskontrol.
det er mest produktivt at tage modellen i orden: effektive mål først, derefter roller, derefter proces og endelig interpersonelle relationer.
efter at have vurderet den aktuelle tilstand for et projektteam gennem GRPI-tjeklisten, skal der udvikles en handlingsplan for at flytte fra den aktuelle tilstand til den ønskede tilstand. Følgende tabel giver en hurtig reference til nogle kritiske værktøjer, der kan bruges til at lukke hullet.
tabel 2: GRPI værktøjer Reference
GRPI Kategori underkategori seks Sigma værktøj / koncept

G

formål og resultater identifikation af forretning “Big Y”
kunde og behov ? Interessentanalyse (kundesegmentering)
? Hver interessents stemme
mål og leverancer projekt y metrisk og tilpasning til forretning “Big Y”
definition af projektomfang ? In-frame / out-frame
? Inkluder / ekskluder

R

roller og ansvar ARMI (godkendelse, ressource, medlem, interesseret part) eller RACI (ansvar, ansvarlighed, høring, informere) kortlægning
myndighed og autonomi Armi / RACI kortlægning

P

kritiske succesfaktorer ? Mere af / mindre af
? Kritisk succesfaktor kortlægning

I

effektiv kommunikation, konfliktforebyggelse og-løsning kommunikationsplan

modellen skal gennemgås med jævne mellemrum for at overvåge holdets præstationer.

Del med dit netværk
  • linkedin
  • kvidre
  • e-mail

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.