Uchopení modelu GRPI

podle Dushyant Thatte a Neemita Khandelwal

model pro organizaci týmu známý jako GRPI (cíle, role a odpovědnosti, proces a interpersonální dovednosti) začal v oblasti společenských věd a od té doby byl přijat do sady nástrojů Six Sigma change acceleration process (CAP). Začněme naši diskusi o GRPI vytvořením kontextu kolem CAP.

Změna zrychlení-kořeny GRPI

CAP je proces a sada nástrojů zaměřených na pomoc při úspěšné výměně řemenů při požadované rychlosti. Kořen čepice spočívá v modelu změny silového pole Kurta zadka Lewina. Lewin, jeden z moderních průkopníků sociální, organizační a aplikované psychologie, zdůrazňuje následující:

  • existují síly, které řídí změnu a síly ji omezují.
  • pokud existuje rovnováha mezi dvěma množinami sil, nedojde k žádné změně.
  • aby došlo ke změně, musí hnací síly překročit zádržné síly.

jak je znázorněno na obrázku níže, Lewinův model změny definuje tři fáze procesu změny:

  1. rozmrazování: Toto je fáze otřesů vyvolaná problémem. Výsledkem je přijetí, že stávající struktury a způsoby nefungují.
  2. Stěhování: Toto je proces navrhování a implementace změny.
  3. Refreezing: Toto je fáze udržení změny.
    Lewin 's Change Model

    Lewin‘ s Change Model

Lewinova analýza silového pole se používá k rozlišení, které faktory v rámci situace nebo organizace vedou zúčastněné strany k požadovanému stavu a které faktory jsou proti hnacím silám.

při pokusu o změnu se diskuse obvykle zaměřuje na řízení zúčastněných stran, zejména zúčastněných stran mimo projekt. Důležité je ale také soustředit se na tým, který změnu řídí. Vykonávající tým musí mít silnou víru a musí být motivován k tomu, aby umožnil změnu. Tato víra a motivace vyplývají z jasně definovaných cílů týmu.

co je GRPI?

GRPI se používá k zajištění toho, aby odborníci strukturovaně měřili faktory kritické pro rozvoj týmu – a jednali na těchto faktorech v průběhu celého projektu. Týmy a organizace lze prohlížet prostřednictvím GRPI na základě čtyř základních dimenzí:

  • cíle: jsou mise a cíle týmu jasné a přijímané všemi členy? Jsou v souladu s prostředím týmu?
  • role a odpovědnosti: jsou role a odpovědnosti jasně popsány a pochopeny? Podporují definované role plně cíle týmu?
  • proces a postupy: existují ve skupině procesy a postupy (například metody řešení problémů ,komunikační postupy, rozhodovací procesy atd.).) které jsou 1) srozumitelné a přijatelné a 2) podporující cíle a role skupiny?
  • mezilidské vztahy: jsou vztahy mezi členy týmu zdravé a podporují dobrou týmovou práci? Existuje ve skupině odpovídající úroveň důvěry, otevřenosti a přijetí? I GRPI je funkcí G, R A P. K dosažení I je třeba mít na paměti dvě důležité položky: 1) efektivní komunikace a 2) vyhýbání se konfliktům a řešení.

GRPI je jednoduchý rámec pro jakýkoli projekt a měl by být použit 1) při zahájení týmu a plánování prvních kroků a 2) když tým nefunguje dobře a není jasné, proč ne.

během projektu zlepšování procesů může být GRPI zahájena v jakékoli fázi, ale pro optimální použití by měla být nasazena ve fázi definování projektu DMAIC (definovat, měřit, analyzovat, zlepšovat, řídit) a podle potřeby být upravována a aktualizována v průběhu projektu.

příklad GRPI

kontrolní seznam vzorku GRPI je uveden níže v tabulce 1. Pro každý z kontrolních bodů je vyhodnocen aktuální stav. (Aktuální stav je zvýrazněn modře, zatímco požadovaný stav je zvýrazněn zeleně.) Ideální požadovaný stav je perfektní 10, ale požadovaný stav je také určen dostupným časem. Tabulka 1 například ukazuje aktuální versus požadované stavy pro situaci na základě měsíčního časového rámce.

Tabulka 1: Kontrolní seznam GRPI

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

G

účel a výsledky
chápeme a máme shodu na poslání našeho projektu a požadovaném výsledku (vizi).
zákazník a potřeby
známe naše zúčastněné strany, co zainteresované strany vyžadují a CTQ.
cíle a výstupy
identifikovali jsme konkrétní, měřitelné a prioritní cíle projektu a výstupy spojené s našimi projektovými cíli.
definice rozsahu projektu
chápeme a dohodneme se na tom, co je uvnitř a mimo rozsah a úkoly našeho projektu. Rozsah projektu je “ nastaven.“

R

role a odpovědnosti
definovali jsme a dohodli se na našich rolích, odpovědnosti a zdroje pro projektový tým.
autorita a autonomie
náš tým chápe míru autority a zmocnění, které musíme splnit naše projektové poslání.

P

kritické faktory úspěchu
známe a Zaměřujeme se na klíčové faktory potřebné pro splnění cílů a poslání projektu.
plány a aktivity
máme efektivní herní plán, který zahrnuje správné úkoly, jasně definované a přiřazené.
monitorování a opatření
máme efektivní monitorovací proces a specifické metriky spojené s pokrokem a cíli.
plán a milníky
definovali jsme náš plán projektu, včetně klíčových fází a milníků.

I

týmová provozní smlouva
sdíleli jsme očekávání a dohodli jsme se a řídili se pokyny, jak náš tým funguje a komunikuje.
mezilidské / týmové
máme potřebné vztahy, důvěra, otevřenost, účast a chování pro zdravý a produktivní tým.
současný stav
požadovaný stav
použití GRPI pomáhá zajistit, že projektový tým je produktivní, minimalizuje čas náběhu a přepracování.
bez smysluplných a jasně definovaných cílů mohou být členové týmu rozostřeni nebo jít neproduktivními cestami. Bez jasných rolí lidé váhají s iniciativou; v důsledku toho je spolupráce oslabena a potenciál vedení je ztracen. Interpersonální důvěra a spolupráce, buy-in a zarovnání se stane, když se GRPI používá na začátku projektu a když se i GRPI běžně inklinuje k procesním kontrolám.
je nejproduktivnější vzít model v pořadí: nejprve efektivní cíle, pak role, pak proces a nakonec mezilidské vztahy.
po posouzení současného stavu projektového týmu prostřednictvím kontrolního seznamu GRPI by měl být vypracován akční plán pro přechod ze současného stavu do požadovaného stavu. Následující tabulka poskytuje rychlý odkaz na některé kritické nástroje, které mohou být použity k uzavření mezery.
Tabulka 2: Odkaz na Nástroje GRPI
GRPI Kategorie podkategorie Six Sigma Tool / Concept

G

účel a výsledky identifikace podniku „Big Y“
zákazník a potřeby ? Analýza zúčastněných stran (segmentace zákazníků)
? Hlas jednotlivých zúčastněných stran
cíle a výstupy projekt Y metrika a zarovnání k podnikání „Velké Y“
definice rozsahu projektu ? In-frame / out-frame
? Zahrnout / vyloučit

R

role a odpovědnosti Armi (schválení, zdroj, člen, zúčastněná strana) nebo RACI (odpovědnost, odpovědnost, konzultace, informování) mapování
autorita a autonomie Armi / RACI grafy

P

kritické faktory úspěchu ? Více / méně
? Mapování kritického faktoru úspěchu

i

efektivní komunikace, předcházení konfliktům a řešení komunikační plán

model by měl být pravidelně kontrolován, aby se sledoval výkon týmu.

sdílejte s vaší sítí
  • linkedin
  • twitter
  • e-mail

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.